От мечты к реальности. Тайм-менеджмент. Часть 2.

Это — вторая из серии статей, посвященных основным принципам классического тайм-менеджмента — управления личным временем. В этой серии описаны основные принципы планирования, подходы к реализации, практические задания. Если вы внимательно поработаете со статьей и прочитаете рекомендуемую литературу, то впоследствии вам не понадобится такой глубокий анализ. Вы уже будете знать и применять техники контроля над временем автоматически.

Контроль над временем заключается в долгосрочном и краткосрочном планировании, правильном распределении времени, некоторых приемах, которые позволят избегать промедления в точке старта и правильно использовать время в любой момент выполнения задачи. Для дальнейшей работы воспользуйтесь бумагой и ручкой или современными программами для планирования.

Задача 4. Используйте вопрос Лакейна, чтобы не потеряться в потоке дел

Список главных целей, список дел для реализации главных целей и список дел на день — инструменты для контроля над временем, описанные в предыдущей статье.

В качестве техники, которая позволит вам контролировать ваше время в любой момент, используйте вопрос Лакейна: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?».

Задавайте его себе, если чувствуете, что тратите время впустую. Это может стать полезной привычкой. Научитесь не откладывать важные дела на потом.

Задача 5. Как не потеряться на старте

Зачастую люди теряются в точке старта. Несколько дней и даже недель они не решаются браться за новый проект. В чем же причина промедления? Как заставить себя действовать?

Вариант 1. Возможно, вы неправильно выбрали цель

Если интуиция подсказывает вам, что новая цель не является лучшим использованием вашего времени, подумайте, стоит ли новое дело ваших усилий? Может быть, следует отказаться от него?

Пример. Вы выбрали тему для новой публикации, но не можете заставить себя ее писать. Задумайтесь о том, достаточно ли у вас информации по теме, хорошо ли вы разбираетесь и владеете материалом, хотите ли вы этим поделиться с другими. Возможно, следует поискать другую тему для статьи?

Вариант 2. Вы начинаете сложное или объемное дело

Обычно ваш день разделен на короткие временные промежутки. Если вы будете тратить ваше время на более простые, но менее ценные дела, вы не продвинетесь дальше. Начните работу над вашим объемным делом.

Предположим, на выполнение вашего нового проекта вам необходимо 30 часов. У вас осталось в конце дня 5-10 минут. Вы решите отложить дело на следующий день. Но и завтра у вас не будет тридцати часов (их всего 24). В результате вы будете делать проект в последний момент под давлением необходимости или забросите его совсем.

Освойте новую технику. Придумайте задания быстрого исполнения, которые займут не больше пяти минут. Выполните первое задание. Таким образом вы проделаете дырку в вашем сложном деле. Этот метод в литературе называется методом «швейцарского сыра». После нескольких десятков дыр ваш проект может стать не столь трудным.

Продумайте список таких заданий, постепенно выполняйте их.

Примеры заданий быстрого исполнения:

• поиск информации по проекту,
• подбор команды для выполнения работы,
• составление списков и контактов людей, которые могут помочь в решении этой задачи,
• телефонные звонки, электронные письма,
• назначение совещания по новому проекту
• обсуждение проекта с коллегами на обеде

Главное, что вы начнете выполнять работу по трудному и большому проекту.

Вариант 3. Важное дело неприятно для вас

Например, вам предстоит поездка в опасное место, общение с ценными людьми, письмо родственникам.... Как часто страх перед мнением других останавливал вас? Как часто страх совершить роковую ошибку не давал вам возможность стать счастливым?

Боитесь ли вы испытать чувство вины? Боитесь ли вы задеть других или стать отвергнутым? Спросите себя: «Чего я боюсь?»

Используйте технику из ТРИЗ (теории решения изобретательских задач). Представьте себе самые страшные последствия от того, что вы выполнили ваше дело. Найдите такое решение, которое поможет вам, но не вызовет катастрофических последствий. Позвольте себе быть счастливым.

Вот некоторые примеры:

• Если вы боитесь посвящать родственникам в подробности вашей жизни, напишите половину страницы только самой светлой информации и быстро отправьте письмо,
• Если вам предстоит поездка в сложную и опасную командировку, договоритесь с коллегой о проживании.

Не затягивайте начало неприятных дел. Например, если вы давно не были у стоматолога, то боль может настигнуть вас в любой момент.

Вариант 4. Вы не знаете, как решить новую задачу

Представьте, что задачу нужно решить не вам, а вашему знакомому. Задайте себе вопрос: «Что бы я посоветовал этому бедолаге, чтобы он смог реализовать проект?». Возможно, эти советы помогут и вам. Если ваша мечта не станет реальностью, не отчаивайтесь. Придумайте новую мечту и воплотите ее в жизнь.

В качестве литературы по управлению личным временем я предлагаю книгу Алана Лакейна «Искусство успевать» и в качестве дополнения книгу Дэвида Алена «Как привести дела в порядок».

Если вам интересно управление временем в рамках проектов и организаций, то замечательная возможность решить эту задачу — пройти тренинг компании Датавед Практики управления временем.