Загрузка...
Поддержи Openmeetings

четверг, 25 августа 2011 г.

Соглашение о сопровождении Телесовещаний

Основной услугой нашей компании является сопровождение системы Телесовещаний. Неискушённому читателю полезно начать с ответов на часто задаваемые вопросы. В данной статье мы подробно ответим на вопрос, в чём же заключаются

Услуги Датаведа

Все услуги можно разделить на услуги сопровождения, осуществляемые в рамках абонированного обслуживания и дополнительные услуги:

С тарифами на услуги можно ознакомиться в разделе Тарифы, с более подробным описанием услуг — ниже.

Услуги внедрения

Услуги внедрения включают:

  • установку системы на мощностях датацентра, обеспечение резервных мощностей;
  • помощь при организации закупки необходимого оборудования;
  • обучение сотрудников;
  • подготовку рекомендаций по эффективному использованию системы в организации;
  • достижение согласованных целей внедрения и получение эффекта внедрения из перечисленных ниже,
  • осуществление документооборота по процессам технического проектирования и закупки системы.

Цели внедрения

Внедрение средств удобной и оперативной коммуникации с использованием видео способствует решению следующих задач:

  • повышение качества и эффективности работы сотрудников,
  • оптимизация бизнес-процессов,
  • увеличение эффективности управления деятельностью организации,
  • увеличение эффективности работы с клиентами, в том числе, увеличение эффективности продаж,
  • снижение затрат на поездки/командировки,
  • повышение эффективности использования имеющейся ИТ-инфраструктуры.

Ожидаемый эффект от внедрения системы видеоконференций

Внедрение системы видеоконференций повышает общую экономическую эффективность работы организации благодаря следующим эффектам:

  • более эффективное взаимодействие,
  • координация и контроль выполнения распоряжений,
  • эффективное обучение сотрудников на местах,
  • снижение расходов на командировки (в том числе, местные командировки).

Услуги сопровождения системы

Абонентские услуги сопровождения включают следующие услуги:

  • восстановление системы при потере работоспособности,
  • обсуждение пожеланий заказчика по доработке системы,
  • консультирование зарегистрированных пользователей (форма зависит от выбранного тарифа обслуживания),
  • обучение технических специалистов заказчика и их заместителей,
  • организация закупки оборудования на замену вышедшего из строя оборудования, по ценам поставщиков.

Дополнительные услуги сопровождения включают:

  • переустановку и доработку программного обеспечения,
  • исправление некритических ошибок и пожеланий по удобству интерфейса,
  • консультации по телефону в любое время вне указанных в стандарте обслуживания часов,
  • выезд специалистов.

Необходимым условием оказания услуг сопровождения, помимо абонентской платы, является сбор и поддержание актуальности следующих данных:

  • Уровень соглашения о сопровождении.
  • Перечень дополнительных услуг.
  • Описание сервера системы Телесовещаний.
  • Описание рабочих мест системы Телесовещаний.

Контакты ответственных специалистов, упомянутых ниже, включают Фамилию, Имя, Отчество, должность специалиста, адрес электронной почты, мобильный телефон и контакт службы мгновенных сообщений.

Описание сервера системы Телесовещаний

Описание сервера системы Телесовещаний включает следующую информацию:

  • Контакты специалиста, ответственного за администрирование сервера, информация о прохождении предварительного обучения.
  • Контакты заместителя специалиста, ответственного за администрирование сервера, информация о прохождении предварительного обучения.
  • Тип набора оборудования для данного места, результаты тестирования оборудования, указания по настройке в случае нестандартного набора оборудования.
  • Характеристики качества Интернет-канала от сервера системы Телесовещаний до магистрального провайдера. Требуется пропускная способность канала 300 Мбит/с (лучше 1 Гбит/с), ping до 80 мс, 0% потерянных пакетов.
  • Статический IP адрес и имя сервера, порты и протоколы, используемые сервером (например, 1935/RTMP или 8443/RTMPS).
  • Конфигурация брэндмаура (в случае нестандартной конфигурации).
  • Версия дистрибутива Debian (Ubuntu), пароль root, административные логин и пароль системы Телесовещаний.
  • Местонахождение дистрибутива системы Телесовещаний на сервере, в том числе, местонахождение лог-файлов.
  • Характеристики компьютера: количество ядер и поколение процессора, количество доступной и свободной памяти. Требуется двухядерный процессор с 4 Гбайт оперативной памяти.

Описание рабочих мест системы Телесовещаний

Описание рабочих мест системы Телесовещаний включает следующую информацию:

  • Контакты специалиста, ответственного за проведение телесовещаний с данного рабочего места, информация о прохождении предварительного обучения.
  • Контакты заместителя специалиста, ответственного за проведение телесовещаний с данного рабочего места, информация о прохождении предварительного обучения.
  • Тип набора оборудования для данного места, результаты тестирования оборудования, указания по настройке в случае нестандартного набора оборудования.
  • Характеристики качества Интернет-канала до сервера системы Телесовещаний: пропускная способность канала 10 Мбит/с, ping до 80 мс, 0% потерянных пакетов.
  • Конфигурация брэндмаура (в случае нестандартной конфигурации).
  • Характеристики компьютера: количество ядер и поколение процессора, доступной и свободной памяти. Требуется двухядерный процессор и 2 Гбайт оперативной памяти.

Услуги организации совещаний

Услуги организации совещаний призваны увеличить эффективность проведения совещаний с использованием системы. Востребованность подобной услуги показывает нехитрый расчёт, во сколько обходятся организации технические и организационные проблемы. Если в результате недостаточной организации совещание на 25 человек начинается с опозданием на 15 минут, то в масштабах организации это эквивалентно потере целого рабочего дня. Люди, участвовавшие в селекторных совещаниях, могут вспомнить, что не меньшее время теряется при недостаточном качестве связи. Услуги подключения участников и модерации совещаний снижают риск неэффективного использования времени участников совещаний, в том числе риск неэффективного использования времени руководителей.

Для эффективного использования системы внутри организации эффективнее учиться мастерскому владению системой. С другой стороны, при подключении новых или внешних сотрудников, на начальном этапе внедрения и при проведении больших совещаний рекомендуется воспользоваться услугами подключения и обучения участников, а также услугами модерации.

Услуги подключения участников

Услуги подключения участников включают в себя:

  • Проведение тестирования сетевого подключения участника, включая определение времени ping, пропускной способности канала, процента потерянных пакетов и jitter. По результатам тестирования выдаётся рекомендация о возможной смене сетевого оборудования или провайдера Интернет.
  • Проведение тестирования оборудования участника, включая компьютер, камеру, микрофон и наушники или спикерфон. Проведение тестирования качества приёма и передачи звука. По результатам тестирования выдаются рекомендации по правильной конфигурации оборудования, или по закупке дополнительного оборудования. При использовании оборудования нерекомендованной конфигурации выдаются рекомендации по ручному управлению оборудованием, повышающим качество конференций.
  • Проведение тестирования работы с доской и общим экраном, выдача рекомендаций по дополнительной настройке сетевого оборудования при наличии проблем.
  • Проверка надёжности подключения к серверу системы Телесовещаний — определение времени наработки сессии связи на отказ.
  • Обучение участника основным правилам участия в совещании, таким, как выключенный почти всегда микрофон.

Как правило, на подключение участника уходит от часа до нескольких дней, в зависимости от серьёзности имеющихся проблем и ожидаемой продолжительности конференции. При возникновении комплексных проблем, в частности, при недостаточном времени наработки системы на отказ, требуется провести дополнительное исследование используемой конфигурации, в том числе:

  • Необходимо локализовать причины с использованием альтернативных точек подключения к сети и дополнительного оборудования. Например, если конференция устойчиво работает по WiFi, и неустойчиво — по проводному соединению, необходимо разбираться в состоянии и настройках оборудования, ответственного за проводное подключение. При устойчивой работе конференции с другого компьютера той же сети необходимо разбираться в настройках и состоянии компьютера.
  • Необходимо провести анализ списка и версий программного обеспечения на компьютере, включая версию операционной системы, обновления, драйверов камеры и микрофона, наличия специализированного ПО для настройки качества видео (Splitcam), версий броузера и флэш-плеера, а также анализ списка виртуальных устройств. При использовании серверного программного обеспечения, например, проски-сервера, необходимо проверить и его кофигурацию. Например, баг в Google Chrome препятствует его правильной работе с непрозрачными прокси-серверами, следовательно, в подобном случае необходимо использовать другой броузер.
  • В случае проблем с получением приглашений необходимо проверить конфигурацию электронной почты.
  • В случае проблем с сетью, необходимо получить план сети, а также файлы конфигурации умных устройств на пути прохождения пакетов до сервера системы Телесовещаний (роутеры, брэндмауры, traffic shapers, и, возможно, сетевые коммутаторы) с целью анализа и выявления ограничений по типу и/или объёму трафика для последующей выдачи рекомендации по устранению ограничений. Примеры ограничений, которые могут влиять на успешную работу системы Телесовещаний: ограничение доступности портов сервера (80, 1935, 5080, 8088), ограничение общего трафика за определённый период времени, ограничение максимального размера http страниц.
  • Также могут применяться следующие способы локализации сетевых проблем: замена оборудования на пути прохождения пакетов на аналогичное, замена сетевых кабелей, подключение в другую розетку или порт сетевого коммутатора, подключение напрямую без коммутатора (-ов). По результатам локализации могут быть выданы следующие рекомендации: переткнуть провод в другой порт устройства, пустить провод через исправное устройство, заменить провод, заменить неисправное устройство.

Услуга подключения внутренних участников из числа сотрудников организации входит в стандартный пакет тарифа Промышленный. В остальных случаях стоимость данной услуги рассчитывается исходя из количества потраченных часов. При невозможности настроить систему с помощью телефонных консультаций и необходимости выезда за выезд взимается дополнительная плата, включающая компенсацию стоимости проезда.

Услуги проведения совещаний на высоком уровне

При проведении совещаний на уровне от руководителя государственной или коммерческой организации, как правило, необходимо обеспечить высокую надёжность. Для обеспечения высокой надёжности мы предлагаем размещать сервер и резервный сервер конференции в проверенных дата-центрах, а также резервировать каналы связи, электро- и компьютерное оборудование ключевых участников.

Как правило, обеспечить высокую надёжность невозможно без соответствующей организационной поддержки, включая создание и согласование следующих документов:

  • схема подключения участников конференции, включающая расчёт необходимых каналов связи для участников;
  • организационная схема проведения конференции;
  • памятка администратора конференции;
  • регламент действий в экстренных ситуациях;
  • план-график обучения и интеграционного тестирования участников конференции.

В соответствии с организационной схемой в течение установленного времени проводится интеграционное тестирование, на основании которого определяется, каким участникам хватает организационных и технических ресурсов для проведения конференции. При недостатке ресурсов у ключевых участников за сутки до начала тестирования принимается решение об отмене или переносе конференции.

Причины сбоев при проведении конференции

Наиболее часто проблемы конференции бывают вызваны следующими факторами:

  • недостаточная пропускная способность канала от рабочих мест до сервера;
  • внесение изменений в в конфигурацию оборудования и программного обеспечения, используемого на рабочих местах или сервере, со времени начала последнего тестирования;
  • использование беспроводных каналов связи;
  • отсутствие организационной воли по выполнению регламента;
  • недостаточная квалификация персонала.

Пример распорядительного документа об утверждении организационной схемы конференции

Сложным шагом при организации является выпуск распорядительного документа, например, в форме письма участникам. Ниже приведён пример соответствующего письма.

В соответствии с принятым руководством решением будет проведена серия совещаний с вашим участием. Указанные мероприятия будут проходить распределённо в режиме телесовещания. Организацию и техническую поддержку телесовещаний осуществляет уполномоченная компания Датавед.

Для обеспечения бесперебойной работы телесовещаний вам необходимо в обязательном порядке:

Обеспечить наличие квалифицированного технического специалиста, отвечающего за обслуживание и поддержку компьютерного оборудования на месте проведения совещания. Назначить ответственного за проведение интеграционного тестирования. Для оперативного взаимодействия со специалистом предоставить уполномоченным лицам, в двухдневный срок с даты подписания данного письма, следующую информацию:

  • должность специалиста, Ф. И. О., номер служебного телефона, номер мобильного телефона, адрес электронной почты, адрес в системе мгновенных сообщений;
  • входящую/исходящую пропускную способность интернет-канала до сервера системы (в Мбит/с);
  • список имеющегося периферийного оборудования (веб-камера, гарнитура, колонки, микрофон, спикерфон), с указанием фирмы производителя и модели;
  • тип компьютера (ПК, ноутбук), конфигурация компьютера (процессор, объем оперативной памяти).

При отсутствии необходимого оборудования, достаточной пропускной способности каналов или квалифицированных сотрудников, с целью обеспечения бесперебойной работы телесовещаний, провести с уполномоченными лицами консультации об обеспечении необходимых требований.

В десятидневный срок с даты подписания письма провести три интеграционных тестирования с включением всех запланированных участников для проверки качества подключения. О замечаниях по качеству доложить специалистам уполномоченной компании о принятии решения об исключении или переносе сроков конференции.

Адрес системы Телесовещаний в интернете: http://demo.dataved.ru/openmeetings

Доводим до вашего сведения, что в системе Телесовещаний сервис текстовых сообщений (чат) предназначен только для обмена служебной информацией между техническими специалистами, обеспечивающими бесперебойную работу системы.

Уполномоченные лица компании, ответственные за сбор информации, техническую поддержку и техническое консультирование: Альгаер Юлия, Дегтярев Василий. Email: support-om@dataved.ru, телефон: +7 913 906 64 42.

Руководитель организации ____________________

«__» _____________ 2013

Услуги модерации

Услуга модерации — присутствие на совещании нескольких человек, занимающихся управлением совещанием в соответствии с заранее согласованной повесткой дня. Данная услуга может быть эффективно оказана в том случае, когда все участники были квалифицированно подключены к системе.

В рамках услуги модерации предоставляется одна или несколько следующих услуг:

  • Предварительное согласование основных организационных правил проведения совещания с участниками.
  • Предварительное согласование повестки дня совещания с участниками.
  • Контроль времени выступления докладчиков в соответствии с повесткой дня.
  • Осуществление коммуникативных протоколов, необходимых при удалённом общении.
  • Удалённое управление настройками звука и видео участников.
  • Экстренное разрешение технических проблем, например, перевод совещания в другой дата-центр.
  • Трансляция совещания в сети Интернет.
  • Высококачественная запись совещания.
  • Ведение протокола совещания с последующим согласованием с протокола с участниками.

В рамках дополнительных соглашений модератор может осуществлять профессиональную видеосъёмку мероприятия и управление профессиональной звуковой аппаратурой.

Услуги модификации системы Телесовещаний

Объём и стоимость доработок системы согласовываются в рамках тарифов на техническое сопровождение.

Комментариев нет :

Отправить комментарий