Пишем документы

Writing is about getting happy. Writing isn’t about making money, getting famous, getting dates, getting laid or making friends. Writing is magic, as much as the water of life as any other creative art. The water is free. So drink.

Stephen King

Надо писать такие документы, которые легко и приятно читать. Как этого добиться?

Опыт

• Найдите похожие документы в архиве и Интернете. Переделайте лишь то, что плохо написано или неверно. Не забудьте поменять название, номера и колонтитулы.
• Вставляйте связанные документы как есть, картинками в приложения. Не правьте их — за их качество отвечают их авторы.
• Чем больше вы читаете, тем лучше ваши результаты.
• Никто вас ничему не научит. Учитесь сами, много работая, и не бойтесь.

Структура

• Напишите такое содержание, которое обрадует и не удивит читателя.
• Пишите простую и ясную историю, вытекающую из предыдущих документов.
• Выносите все, что может затормозить чтение, — данные, таблицы, связанные документы — в приложения.
• Делайте большие документы в нескольких файлах. Перед передачей заказчику файлы можно склеить, чтобы сформировать общее содержание.

Краткость

• Пишите кратко. Чем более кратким будет ваш документ, тем меньше в нем будет ошибок. Да и читателю придется меньше мучаться.
• Используйте краткие формы. Сравните вставьте диск и для продолжения установки требуется вставить диск.
• Кратко лучше, чем безупречно верно.
• Закончите первую версию документа за неделю или быстрее.

Слова

• Не используйте слов, которых не понимаете. Подсказка: значение слов можно узнать в словаре.
• Не используйте прилагательные и наречия.

Типографика

Типографика — искусство оформления печатного текста. Выучите правила расстановки пробелов, кавычек, тире, дефисов, минусов и других символов. Научитесь писать даты и числовые интервалы.

Текстовый редактор

• Используйте стандартный текстовый редактор, принятый в вашей организации.
• Используйте стандартный шаблон документа, принятый в вашей организации. Не добавляйте свои стили в шаблон.
• Используйте стандартные возможности редактора по нумерации по нумерации таблиц, рисунков, приложений и разделов. При таком подходе для оформления этих элементов будут автоматически применены стандартные стили шаблона.
• Не форматируйте текст с помощью панели инструментов, вместо этого применяйте к выделенному фрагменту текста стандартный стиль.
• Включите и используйте проверку правописания.

Организация

• Оборудуйте рабочее место удобно.
• Пишите так, чтобы получать внутреннее удовольствие от работы.
• Запаситесь наушниками, минимизируйте возможные отвлечения.
• Заканчивайте отдельный качественный раздел перед тем, как идти на перерыв.
• Пишите последовательно раздел за разделом. Глаза боятся, а руки делают.