О чём должен помнить оператор видеоконференции

Полезные правила от Дениса Кандрова, которые помогут Вашей видеоконференции выглядеть профессионально.

Спикерфон

Во время конференции оператор должен помнить, что если ваш регион не говорит, то и ваш микрофон должен быть выключен.

Когда вам говорят, что от вас эхо, надо убедиться в правильности выбранного оборудования. Если у вас спикерфон, а звук идёт не через него, то необходимо в операционной системе выставить его устройством по умолчанию для воспроизведения и записи звука, перезайти в приложение и выбрать спикерфон в качестве микрофона.

Когда вы подключаете спикерфон после входа в комнату, то система не определит его. Надо выставить его по умолчанию в операционной системе и перезапустить браузер. Однако, если и это на помогло, то не отключая спикерфон от компьютера надо его перезагрузить.

Камера

Подключать веб-, видео-камеру желательно через SplitCam. В самой программе снизить разрешение до примерно 320x240. Это позволит избежать излишней нагрузки на сеть.

Если есть мерцания света на изображении, то у вас скорее всего лампы дневного освещения. Тогда в программе SplitCam или в опциях камеры надо выставить частоту напряжения на 50 Гц (flicker в свойствах камеры).

Подберите фон на котором будут выступать докладчики — за докладчиками и по бокам не должно быть ярких источников света (например окна в солнечный день). Если ненужный свет есть, то нужно как-то уменьшить его эффект, например поставить плакат или закрыть жалюзи.

Когда вы используете обычную веб-камеру, желательно её установить в одно положение, в котором она захватывает 2–3 человека. Так как это не професиональное оборудование, не стоит двигать камеру во время конференции.

Сеть

Во время проведения видеоконференции на сеть идёт довольно большая нагрузка, и если ваша организация участвует не с отдельного подключения к интернету, а с общего, с узким пропускным каналом, то стоит снизить нагрузку на сеть другими пользователями. Например, попросить коллег отключить все возможные онлайн-радио, youtube, торренты.

Для определения требуемой ширины канала можно пользоваться упрощённой формулой — поток от одного видео изображения помноженный на количество видео изображений. Например, в системе Телесовещаний для отображения одного окна (320x240) требуется ширина канала около 1 Мбит/с. В стандартном формате конференции выступает один основной докладчик и один слушатель, которому дали слово. Таким образом получается одновременно отображается два видео потока, и для комфортного участия в данной конференции нужен канал не менее 2 Мбит/с.

Мы рекомендуем использовать проводные каналы с установленным QoS. По возможности, желательно предусмотреть резервирование каналов связи, электро- и компьютерного оборудования ключевых участников.

Чат

В комнате внизу есть чат, он служит для оперативного общения технических специалистов во время проведения видеоконференции. Его видят все, так что не стоит туда писать что попало не по теме. Но при возникновении какой-то проблемы надо написать, и вам смогут оперативно помочь.

Контрольный список для системы Телесовещаний

Проверьте, обращаете ли вы внимание на следующие факты при подготовке конференции.

• Постоянная связь на два номера для связи (беззвучный режим, обязательно поднимать трубку)
• Создание резервного канала для технической коммуникации, например, на основе jabber от Google Talk
• Использование комнаты типа restricted для большей свободы действий технического персонала, в том числе автоматическое включение оборудования участников (стоит галочка)
• Отключение лишних устройств, кроме спикерфона (особо в ноутбуках)
• Неизменность конфигурации оборудования после последнего тестирования, особенно в день мероприятия (не выдергивать провод из спикерфона после тестирования, если уже отключили, то надо перезапустить браузер, и проверить, что запись и воспроизведение по прежнему работают через спикерфон)
• Управление микрофоном через спикерфон по командам модератора
• Настройка низкого разрешения видеопотока, например, с помощью SplitCam, так же дополнительно можно понизить количество кадров до 15 в секунду
• Сбор информации о конфигурации ПК при предварительном обзвоне
• Установка чувствительности микрофона в 90%
• Обязательное тестирование перед самим мероприятием
• Оповещение о важности предварительного тестирования Ответственного и администратора в регионе