От мечты к реальности: тайм-менеджмент (часть 1)

Эта статья — первая из серии статей, посвященных основным принципам классического тайм-менеджмента — управления личным временем. Основные принципы планирования, подходы к реализации, практические задания включены в эту публикацию. Если вы внимательно поработаете со статьей и прочитаете рекомендуемую литературу, то впоследствии вам не понадобится такой глубокий анализ. Вы уже будете знать и применять техники контроля над временем автоматически.

Контроль над временем заключается в долгосрочном и краткосрочном планировании, правильном распределении времени, некоторых приемах, которые позволят избегать промедления в точке старта и правильно распределять время в любой момент выполнения задачи. Для дальнейшей работы воспользуйтесь бумагой и ручкой или современными программами для планирования.

Задача 1. Система с тремя неизвестными, или определение глобальных целей

Эта задача включает в себя три других — в пределах трех разных временных интервалов.

Задача 1.1. Каковы главные цели вашей жизни?

Перечислите цели, которые касаются работы, личностного роста, семейной жизни и т.д. Напишите наибольшее число пунктов в течение трех минут. Вы можете представить все. Например, найти общие интересы с важным для вас человеком, похудеть на 20 кг (по рекомендации врачей), освоить компьютерную программу для счета динамики кристаллической решетки, научиться играть на музыкальном инструменте, повторить курс химии, научиться писать свободно на английском языке, побывать в Санкт-Петербурге, Праге, Риме, Китае, решить неразрешимую задачу... Позвольте проявиться вашим мечтам.

Задача 1.2. Какие цели вы ставите себе на ближайшие три года?

Составьте список целей за две минуты. Внесите дополнения и уточнения.

Задача 1.3. Если бы вы узнали, что ровно через шесть месяцев вас похитят инопланетяне, как бы вы прожили до этого времени оставшуюся жизнь?

Представьте, что все вопросы, связанные с вашей кончиной, вы уже решили: составили завещание, купили участок на кладбище и т.д. Основная цель этого задания — понять, есть ли такие вещи, которые для вас важны, но которыми вы сейчас не занимаетесь. Возможно, ваши цели не сильно изменятся, но, может быть, вы захотите радикальных перемен. Просто пишите.

В каждой подзадаче выберите три самых важных цели. Таким образом, вы получите девять целей. Затем выберите из этих девяти три самые важные долгосрочные цели. Это будет вашим ответом на первую задачу.

Главные цели следует периодически пересматривать. Они должны расти вместе с вами.

Задача 2. Определить способы выполнения главных целей

Составьте список важных дел на неделю. Найдите главную задачу дня.

Я считаю эту задачу очень важной. Это ваш мостик для перехода от мечты к реальности.

Придумайте дела, которые могут способствовать достижению первой, второй и третьей целей. Вернитесь к трем своим спискам, отредактируйте их, устраняя лишнее и добавляя новые предложения. Взглянув на каждое из дел, обозначенных в списках, задайте себе вопрос: намерены ли вы потратить по крайней мере пять минут на эти дела в ближайшие семь дней? Если вы дадите отрицательный ответ, то вычеркните написанное. Оставьте в списке только те дела, которые вы готовы начать или закончить в ближайшие семь дней. Выберите четыре или более из них, которые вы считаете самыми важными и которым готовы посвятить часть своего времени в течение ближайших семи дней.

Пусть вас не волнует то, что в ходе вычеркивания вы исключили из вашего списка важные и большие дела (например, поиск новой работы). Вы можете к ним вернуться через неделю. Следующим шагом будет определение приоритетов. Обозначьте самое важное дело — a-1. Другие назовите соответственно a-2, a-3, a-4 и т.д. Исходя из такого распределения приоритетов, поставьте сроки для исполнения и составьте из них расписание на ближайшие семь дней. Выберите первоочередное дело для данного момента. Если оно покажется вам слишком трудным и громоздким, разделите его на несколько частей и начните с самой легко исполнимой части, или с той, которая, по вашему мнению, является наиболее важной. Если вы выделили и определили такое дело, это значит, что вы выбрали главную задачу для этого дня.

Каждый день вы сможете найти несколько минут, чтобы продвинуться к достижению вашей жизненной цели.

Пример постановки главных задач дня:

• Шаг 1. Если вы решили поступить в хороший ВУЗ (главная цель), то задачей дня может стать выяснение информации о способах поступления.
• Шаг 2. Вы продвинулись и узнали, что есть как минимум 2 способа поступления — набрать баллы по ЕГЭ или побеждать в олимпиадах. Вы понимаете, что ваших знаний недостаточно. Что дальше? Задача дня — найти способ набрать достаточно баллов на ЕГЭ, найти способ учиться решать олимпиадные задачи.
• Шаг 3. Вы продвинулись к цели дальше и узнали, что есть платные и бесплатные курсы по подготовке к ЕГЭ, решению олимпиадных задач на сайте этого ВУЗа. Есть заочная школа по физике, математике, информатике. Что дальше? Поставьте задачу дня.

Можно добавить к этому, что у вас должны быть запасные варианты достижения цели, вам следует рассмотреть варианты поступления и в другие ВУЗы. Должен быть и вариант на случай полного провала.

Задача 3. Составить список дел на день. Включить в список главную задачу дня.

Составление списка дел на день является техникой, которая существенно поможет вам контролировать ваше время. Просто запишите все дела, которые планируете выполнить в течение дня. Вычеркивайте выполненные дела, дописывайте вновь возникающие дела. Распределите все ваши дела по степени важности. Самые важные внесите в список a, чуть менее важные &mdash в список b, незначительные— в список с. Включите в список дела, которые помогут продвинуться к вашей главной цели. Выполняйте дела из списка a в первую очередь, затем из списка b, наконец из списка c. Вы можете не выполнить все дела из списка. Главное, что вы теперь правильно используете ваше время.

Постарайтесь разумно распределить ваше время. Внимательно прочитайте ваш список дел на день. Подумайте, какие дела можно поручить другим людям. Они могут помочь вам выполнить ваши дела или предложить пути решения ваших задач.

Обратите внимание на промежуток времени после пробуждения, перед выходом на работу. В этот промежуток времени вы можете распланировать свой начинающийся день.

Определите время, когда вы работаете наиболее производительно. Не занимайтесь в это время рутинной работой. Сконцентрируйтесь на сложной и продуктивной деятельности.

Определите время в течение дня, когда вы можете наиболее эффективно общаться с коллегами, партнерами, друзьями, родными. Вы должны оставлять в своем расписании свободное время около часа, чтобы иметь возможность передохнуть, выпить чашку чая, прочитать почту. Используйте время рационально.

Наиболее производительно люди работают, когда имеют возможность сконцентрироваться. Заранее подумайте о ваших планах, когда вам удастся остаться в одиночестве. Подумайте о времени, когда дети находятся в детском саду или школе. Подумайте о времени, когда ваши коллеги уйдут в отпуск. Обратите внимание на время в дороге. Если вы водите машину, то можете слушать необходимую вам информацию (курс иностранного языка, семинар, книга)в дороге. Вы можете продумывать план работы на день и записывать его сразу при появлении на рабочем месте.

Когда вы ждете автобус или поезд, используйте время на обдумывание сложных задач. Вы можете разбить их на подзадачи, поставить задачу дня.

Обеденное время можно использовать разным образом. Вы можете побеседовать с клиентом, сотрудником. Если вы устаете к обеду, то в это время можно прогуляться и отдохнуть. Придумайте для коротких промежутков времени задачи особого внимания.

Примеры: Если у вас устают глаза, за несколько минут сделайте гимнастику для глаз. Если вам нужно пополнить словарный запас то можно потратить несколько минут для повторения новых слов. В короткий промежуток времени можно сделать важный звонок, назначить встречу, проверить ссылку...

Попробуйте отменить закон Паркинсона. Паркинсон считал, что любая работа занимает все время, которое вам предоставлено. Если есть возможность не находиться на рабочем месте после того, как у вас иссякли силы, воспользуйтесь этим шансом. Переключитесь на другие задачи, возможно, связанные с другими важными делами (семья, друзья, дом).

Вы можете использовать даже время сна. Поставьте задачу своему подсознанию перед тем, как уснуть. Возможно, ваше подсознание лучше справится с задачей. Если же задача не дает вам спокойно спать, нужно быстрее забыть о ней. Отдых необходим для качественной работы и концентрации.

Не забывайте о правиле 80/20. Если у вас 10 дел, то только два из них обеспечат 80 процентов продвижения к цели. Найдите и выполните эти два дела в первую очередь.

Чтобы сохранить ваше время, следует научиться говорить нет.

Если кто-то претендует на ваше время, взвесьте все за и против. Вы можете выполнить просьбу или отказать, объяснив причину отказа. В некоторых случаях ваше согласие может принести вред окружающим людям. Если нет гарантий, что вы выполните просьбу, то ваше согласие означает заведомую ложь. Лучше отказать в просьбе, чем обмануть и не выполнить ее. Уважайте интересы других людей, они ответят вам тем же.

В качестве литературы по управлению личным временем я предлагаю книгу Алана Лакейна «Искусство успевать» и в качестве дополнения книгу Дэвида Алена «Как привести дела в порядок».

Если вам интересно управление временем в рамках проектов и организаций, то замечательная возможность решить эту задачу — пройти тренинг компании Датавед Практики управления временем.