Поддержи Openmeetings

вторник, 27 октября 2009 г.

Электронная система государственного управления

В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий, таких как электронный документооборот, порталы госуслуг, универсальные электронные карты, единое телекоммуникационное пространство.

Использование для управления и автоматизации взаимодействия популярной свободной системы документооборота, соответствующей открытым стандартам, позволяет решить задачу повышения качества, и помимо этого решить целый комплекс других задач по повышению эффективности работы организации, включая вычисление ключевых показателей эффективности стандартных процессов делопроизводства, движение вперед к современным конкурентным технологическим решениям и устройствам, избавление от зависимости от конкретного подрядчика и эффективное вложение народных денег в общественное достояние. В настоящее время существуют различные свободные системы автоматизации документооборота. Выбор конкретной системы необходимо производить на стадии проектирования после анализа требований к системе.

Цели внедрения

Основным достоинством электронных систем является сокращение времени взаимодействия.

Основные направления взаимодействия государственных учреждений:

  • взаимодействия с гражданами и бизнесом;
  • взаимодействия внутри учреждения;
  • взаимодействия органов власти между собой.

При формировании списка целей автоматизации необходимо учитывать, что разные процессы взаимодействия имеют разную продолжительность, критичность и частоту. В первую очередь надо автоматизировать те взаимодействия, которые дадут максимальный эффект при минимуме настройки.

Основные цели внедрения системы документооборота:

  • улучшение качества принимаемых решений;
  • повышение доверия и улучшения отношения граждан и бизнеса к власти;
  • контроль эффективности работы подразделений и подведомственных учреждений.

Задачи внедрения

Внедрение свободной системы документооборота позволит решить следующие задачи:

  • обеспечение сокращения трудозатрат и процента ошибок на типовых операциях; снижение влияния человеческого фактора;
  • повышение качества, целостности и сохранности информации в системе в целом за счет протоколирования и использования новых технологий;
  • уменьшение площади, занимаемой архивом;
  • повышение доступности информации благодаря классификаторам и полнотекстовому поиску;
  • повышение эффективности бумажного документооборота с использованием сканирования, распознавания и штрих-кодов;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины, упрощение механизма ее контроля;
  • возможность распределённой работы и доступа к истории изменений документа;
  • регламентация внутреннего и межведомственного взаимодействия;
  • повышения степени соответствия регламентам, в том числе по соблюдению установленных законодательством сроков предоставления услуг населению;
  • ускорение и повышение эффективности взаимодействия, особенно с удалёнными офисами;
  • возможность юридически значимой подписи документов;
  • возможность создания у руководства разных уровней целостной картины деятельности организации, включая построение схемы взаимодействия и вычисление ключевых показателей эффективности организации;
  • открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах; автоматическая публикация открытых исходящих документов на портале;
  • реализация услуг в электронном виде по принципу «единого окна» и «виртуальной приёмной».

Ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели эффективности (КПЭ, key performance indicators, KPI) — система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и операционных целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в оценке реализации стратегии. Рассмотрим примеры КПЭ.

КПЭ документообота, расчет которых возможен непосредственно из системы:

  • среднее время обработки документа определенного типа;
  • количество документов, обработанных за период времени;
  • среднее время ожидания документа в очереди;
  • среднее время ожидания решения по данному виду запроса гражданина (от момента обращения до получения ответа);
  • оценка гражданином степени удовлетворенности предоставленной услугой (при получении документа или по истечении периода времени);
  • количество повторных обращений граждан по одному вопросу;
  • доля обращений с использованием сети Интернет.

Финансовые КПЭ:

  • стоимость обработки обращения гражданина, организации или госучреждения;
  • доход на одного сотрудника;
  • прибыль на одного сотрудника;
  • административные расходы на одного сотрудника;
  • отношение оборота к фонду оплаты труда;
  • соотношение фонда оплаты труда и количества обработанных документов.

КПЭ персонала:

  • производительность, нагрузка и вклад персонала;
  • количество сотрудников;
  • текучесть персонала;
  • средний стаж работы сотрудников в компании;
  • средний возраст сотрудников;
  • соотношение временных и постоянных работников;
  • удельный вес сотрудников с высшим образованием;
  • процент менеджеров, имеющих управленческие степени, такие как MBA, PMP;
  • количество обученных сотрудников по темам;
  • процент аттестованных сотрудников;
  • количество сертифицированных сотрудников;
  • процент уникальных компетенций сотрудников;
  • процент горизонтальных связей;
  • уровень удовлетворенности персонала.

КПЭ исполнительской дисциплины:

  • процент наличия, в подразделениях и у сотрудников показателей и регламентов;
  • процент исполнения внутренних нормативных документов;
  • процент исполнения запланированных мероприятий.

КПЭ инновационности:

  • количество сотрудников, имеющих ранг «перспективный»;
  • количество предложенных усовершенствований;
  • индекс цитируемости публикаций сотрудников.

КПЭ информационных технологий:

  • уровень автоматизации;
  • удельный вес расходов на информационные системы в общей сумме административных расходов;
  • удельный вес капитальных вложений в бюджете на ИТ;
  • степень информационной фрагментарности бизнес-процессов;
  • показатели доступности и непрерывности ИТ-сервисов;
  • показатели полноты, целостности и качества данных.

Данные показатели должны конкретизироваться из задач решаемых организацией, а также конкретными сотрудниками с учетом их функциональных обязанностей.

Организационный план внедрения

Для целей внедрения системы в организации необходимо создать проектную группу, которая бы

  • оценила текущее состояние бизнес-процессов;
  • формализовала цели и задачи проекта;
  • рассмотрела возможные альтернативы на рынке;
  • подготовила техническое решение (эскиз);
  • оценила бюджет;
  • разработала техническое задание на проектирование.

При составлении технического задания необходимо учесть:

  • необходимость интервьюирования руководства организации для определения приоритетов целей и задач;
  • обучение пользователей;
  • организацию сопровождения системы.

Состав системы электронного документооборота

Система электронного документооборота должна включать:

  • оборудование сканирования и распознавания бумажных документов;
  • оборудование печати штрих-кодов;
  • средства передачи данных;
  • оборудование и ПО «электронной подписи»;
  • средства хранения информации;
  • средства доступа к информации.

Дарим миллионы улыбок!

У разработчиков свободного программного обеспечения есть миллион поводов порадоваться за проделанную работу. Ведь число установок свободных систем уже давно исчисляется миллионами! Это беспрецедентный показатель уровня популярности. Наши продукты переведены на множество языков, в том числе: арабский, болгарский, бенгальский, чешский, датский, немецкий, греческий, английский, испанский, финский, французский, итальянский, голландский, португальский, сербский, украинский и многие другие. Некоторая редко используемая функциональность может быть доступна только на английском и русском языках.

Последний релиз приобрел новые возможности интеграции и стал гибче:

  • Расширены возможности по настройке и адаптации системы к конкретным требованиям.
  • Благодаря применению кодировки UTF-8 расширены возможности по локализации сложного функционала. Также возможна поддержка любых языков и культурных настроек, включая правостороннее написание текстов.
  • Расширены возможности по интеграции со сторонними приложениями с помощью веб-сервисов в рамках службо-ориентированной архитектуры (SOA).
  • Возможна удалённая авторизация пользователей через LDAP, OpenID или Gmail.
  • Расширены возможности по созданию тем оформления и настройке внешнего вида отображаемой на сайте информации.
  • Реализована поддержка множества пожеланий пользователей предыдущих версий системы.

Если в Вашей организации внедрены другие программные продукты, которые уже давно и успешно решают свои задачи, мы предложим Вам бесшовную склейку этих продуктов с функционалом нашей системы. В результате Ваши решения станут мощнее, безопаснее, удобнее в работе, приобретут дополнительную гибкость. Наши разработчики и дизайнеры интерфейсов затратили многие часы, чтобы сделать наши продукты образцом среди систем управления.

Успешные внедрения в государственных организациях

В настоящее время автоматизированную систему документооборота и взаимодействия с органами государственной власти используют следующие организации:

  • Аппарат Уполномоченного РФ при Европейском суде;
  • Пенсионный фонд России;
  • Федеральная налоговая служба РФ;
  • Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии;
  • Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии;
  • Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор);
  • Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Россвязьинфокомнадзор);
  • Федеральное агентство лесного хозяйства;
  • Федеральное агентство по управлению особыми экономическими зонами (РосОЭЗ);
  • Федеральный кадастровый центр «Земля»;
  • Администрация Воронежской области;
  • Администрация города Калининграда;
  • Администрация ЗАТО Александровск;
  • Администрация Клинского муниципального района Московской области;
  • Администрация Тверской области;
  • Министерство экологии и природопользования Московской области;
  • Мэрия города Казани.

Комментариев нет :

Отправить комментарий