Практические советы по подготовке видеоконференции

При подготовке сеансов видеоконференции участникам следует соблюдать ряд несложных правил «хорошего тона». Эти правила позволят участникам почувствовать себя более комфортно во время сеанса видеоконференцсвязи. Тщательно подготовленная конференция оставляет приятные воспоминания и ощущение радости от эффективно проведённого совещания.

Подготовка документов

Пожалуйста, заранее подготовьте необходимые электронные документы и иллюстративные материалы и выложите их на общую доску. Бумажные материалы рекомендуется отсканировать. Обратите внимание на особенности отображения материалов в системе — возможно для улучшения качества отображения потребуется сначала перевести документы в формат PDF.

Подготовка камер

Если вы являетесь модератором видеоконференции, согласуйте с участниками порядок управления локальной и удаленной видеокамерами.

Заранее настройте предустановленные положения для каждой из управляемых видеокамер (4-6 для каждой видеокамеры — общий план, председатель и ключевые участники, место для выступающего, группы участников на средних планах). Эти положения нужно переключать по ходу видеоконференции так, чтобы в каждый момент времени говорящий был в поле зрения видеокамеры.

Выбор заднего рельефного заднего фона поможет добавить изображению участников трёхмерности. Лучшим выбором для одежды выступающего будут пастельные тона и не слишком сложные рисунки.

Подготовка звука

Подготовка звукового оборудования ключевых участников до конференции позволит сэкономить немало времени и нервов в процессе. Настройте уровень звука с таким расчётом, чтобы все участники видеоконференции хорошо слышали каждого из выступающих. Если оборудование некоторых участников не поддерживает подавление эхо, научите этих участников отключать свой микрофон, и предупредите модератора.

Если подвесить микрофоны над столом, на них не будут воздействовать вибрации и другие шумы, передаваемые по твёрдой поверхности.

Подготовка сценария

Наличие сценария конференции поможет модератору свести проблемы со звуком к минимуму. Если нет возможности подготовить сценарий подготовить заранее, определитесь с темой и целями конференции, и согласуйте порядок отбора выступающих.

Подготовка оборудования и каналов связи

При проведении важных конференций необходимо озаботиться созданием резервного сервера и подключения к сети. Проверьте, достаточна ли пропускная способность сети для планируемого количества участников.

Перезагрузите оборудование за час до начала конференции, убедитесь, что камеры и микрофоны полностью заряжены и правильно подключены.

Успешной конференции!