Как грамотно оборудовать конференц-зал

Конференц-зал — это помещение для проведения заседаний, собраний, конференций, тренингов, торжественных мероприятий и праздничных концертов. Такая комната требует качественного технического оснащения: необходимо проекционное оборудование, управление светом и шторами, оснащение рабочих мест участников, звуковое и видеооборудование для конференцсвязи. В этой статье рассказывается о том, на что следует обратить внимание при выборе оборудования для конференц-зала.

Видео

Хорошее проекционное оборудование, или плазменные панели в зале необходимы для визуализации данных и удержания общего контекста обсуждения. Убедитесь, что отображаемая информация читается из любой точки зала, обеспечьте ровное освещение. Использование качественного оборудования позволит настроить хорошую цветопередачу, яркость и контрастность. При использовании плазменной панели или интерактивной доски можно вносить изменения в изображение специальным маркером в режиме реального времени.

Наличие высококвалифицированного аналитика и специализированного рабочего места, позволяющего в реальном времени получать, обрабатывать и отображать на общем экране данные о решаемой проблеме, в том числе из геоинформационных систем, систем управления производством, электронного архива, позволит существенно повысить скорость принятия информированных решений руководством.

Звуковая система

Для небольшого зала хороша интегрированная звуковая система с совмещённым динамиком и микрофоном. Подобная система полностью автоматизирована и эффективно подавляет эхо.

Для большого зала, размеры которого не позволяют использовать один спикерфон, в дополнение к аудиосистеме необходим специалист, управляющий сетью микрофонов так, чтобы активным оставался всегда только один микрофон. А если потребуется, чтобы участники в зале могли вести активную дискуссию, для настройки и управления звуковой системой потребуется специалист высокого класса.

Камеры

Для того чтобы видеоконференция прошла на достойном уровне, необходимо видеооборудование, которое обеспечит качественную трансляцию. При использовании электрического освещения, настройте камеры в соответствии с частотой электропитания, чтобы избежать бегущих по изображению полос.

Особое внимание следует обратить на удачный выбор предустановленных ракурсов съёмки, демонстрирующих докладчика, президиум и группы участников в зале. Может упростить задачу использование современных ноутбуков с высококачественными встроенными камерами на рабочих местах для того, чтобы показать лица участников крупным планом, а также обеспечить доступ участникам мероприятия к информации, необходимой для принятия решений. Современная система видеоконференцсвязи, такая как система Телесовещаний, позволит использовать персональные компьютеры для проведения интерактивных голосований, совместной работы с документами и на белой доске, а также синхронного перевода. Подобное оборудование будет незаменимым при межрегиональных заседаниях.

Надёжность

Каждый владелец конференц-зала заинтересован в том, чтобы мероприятия с его использованием проходили слаженно, без накладок. Каждая техническая проблема — это потеря времени, и репутационный урон. Для обеспечения качества и надёжности особое внимание необходимо уделить снижению технологических рисков, и рисков, вызванных человеческим фактором. Для этого, во-первых, необходимо обеспечить тщательную подготовку на основе формальных процедур — регламентов, основанных на опыте предыдущих мероприятий. Так, для настройки оборудования и орагнизационного согласования надёжного сеанса видеоконференцсвязи необходимо потратить не менее часа. Простое правило успешных организаторов: нет возможности соответствовать регламенту — запротоколируйте несоответствие, затем отмените или перенесите мероприятие.

Чтобы ещё более снизить риски, необходимо подумать о дублировании важных компонентов системы, будь то канал интернета, бесперебойное питание, оператор или модератор. Наконец, удобство оборудования рабочих мест технического персонала и его высокая квалификация и хорошее настроение помогут избежать проблем, вызванных человеческими ошибками.

Хорошее настроение действительно важно. Из нашего опыта можно привести пример, когда профессиональный системный администратор звучащей на всю страну политической партии, нервничая, перевёл колонки в зале в аналоговый режим. Чем надёжно обеспечил изоляцию центрального аппарата от жалоб регионов.