Как НЕ следует проводить онлайн совещания?

Видеозвонки и телесовещания сейчас настолько обычное явление, что реальные командировки становятся лишь одним из многих вариантов развития бизнеса в других регионах. Однако использование видеоконференции, ровно как общение в социальных сетях или при помощи мобильного телефона, подразумевает свои правила этикета. Ниже мы опишем семь самых важных «НЕ», которые помогут вам соблюсти эти правила.

НЕ опаздывайте!

Это основной принцип. Понятно, что в онлайн совещаниях могут возникать непредвиденные технические проблемы, однако их вероятность можно существенно снизить, если присоединяться к конференции немного заранее. Кстати опыт подсказывает, что, следуя этому совету, вы сможете начать и завершить совещание в запланированных временных рамках :)

НЕ приходите неподготовленными!

Проверяйте все материалы, необходимые для видеосовещания, до его начала, а не во время. Также убедитесь, что все они лежат «под рукой».

НЕ отклоняйтесь от цели!

Здесь самый лучший совет — это предоставление повестки совещания его участникам до начала совещания, а также размещение этой повестки опять же «под рукой», в случае, если обсуждение уйдет в другую сторону. Кстати, повестка совещания будет полезна и тем, кто по какой-то причине опоздал или неожиданно отключился от телесовещания.

НЕ отвлекайтесь на другие задачи!

Возникает огромный соблазн, например, проверить почту во время телесовещания, но, отвлекаясь таким образом, вы перестаете уделять происходящему должное внимание. Это может привести к конфузным моментам, когда вам зададут вопрос, а вы не будете знать о чем же идет речь. Также, обратите внимание, что когда вы запускаете на своем компьютере дополнительную программу, компьютер может начать работать медленнее или и вовсе самостоятельно отключиться от телесовещания. Понятно, что это очень нежелательно. Еще один момент, который, к сожалению, иногда приходится напоминать: не стоит есть во время телесовещания.

НЕ забывайте, что вы на работе!

Большинство видеоконференций проводятся в обычной, домашней, а не офисной обстановке, что косвенно склоняет участников не относиться к видеосовещанию серьезно. И это ошибка: виртуальное рабочее совещание — это точно такое же совещание, просто оно проводится в виртуальной среде. Приглушайте свой микрофон, когда вы не говорите — это поможет избежать посторонних звуков (крики детей, шум природы и т.п.). Убедитесь, что задний план, попадающий в объектив камеры, имеет чистый и презентабельный вид. Старайтесь не перебивать – это не только противоречит нормам привычного этикета, но и вынуждает остальных участников прислушиваться к произносимой речи, что делает совещание для них некомфортным. Также хорошей практикой считается приветствие и представление всех участников совещания и самого себя.

НЕ ссылайтесь на недоступные материалы

Например, если в видеосовещании нет возможности показать презентацию PowerPoint, то не стоит на нее ссылаться. Попробуйте обеспечить этой презентацией всех участников видеосовещания до начала или, если такой возможности нет, старайтесь передать информацию, содержащуюся в презентации, максимально детально. Не обсуждайте документы, для которых нет доступа или нет возможности посмотреть всем участникам видеосовещания.

НЕ забывайте резюмировать

После завершения совещания напишите небольшое резюме о том, что происходило на совещании, какие решения приняты и кто назначен ответственным за задачи. Рассылка такого резюме поможет свести к минимуму недопонимания и обозначит необходимые задачи (и затрачиваемое на них время), таким образом каждый участник телесовещания лучше поймет что ожидают от него.