Типовые свободные решения для небольших торговых компаний

Какие свободные решения могла бы использовать компания среднего размера, которая работает в сфере оптово-розничной торговли товарами FMCG (10-20 сотрудников в офисе)? Общий ответ наших экспертов на подобные вопросы заключается в том, что надо использовать популярные решения. Качество свободных решений определяется силой сообщества их разработчиков и пользователей. Большое число активных пользователей означает большее количество денег разработчикам на поддержку и дальнейшую разработку. Сильные сообщества генерируют большое количество уникального контента на постоянной основе, поэтому силу сообщества можно измерить с помощью бесплатных аналитических инструментов, таких, как Google Trends.

Если сообщество сильное, то продукт приобретает нужные потребительские качества и хорошо тестируется. Как правило, свободное программное обеспечение наиболее успешно на устоявшихся направлениях, где инновации в области функциональности не приносят ничего, кроме проблем с дополнительным временем на обучение сотрудников.

Необходимо отметить, что в связи с активной экспансией облачных сервисов больших корпораций в сектор малого бизнеса для большинства задач можно получить бесплатное или очень дешевое решение, которое по всем параметрам: безопасности, надежности, целостности данных, эффективности технической поддержки, — будет работать лучше, чем аналогичное решение на проприетарном или свободном программном обеспечении, установленное внутри организации.

Рабочие места

Первой и наиболее эффективной мерой при внедрении свободного программного обеспечения является перевод клиентских программных мест под Linux. Следующим логичным шагом в данном направлении является полное избавление от корпоративных рабочих мест (bring your own device, BYOD) — все сотрудники работают со своих собственных рабочих мест в облачных сервисах компании. Кто-то может работать под Linux на своём устройстве Android, а кто-то на устройстве от Apple под iOS. При этом первоочередными задачами компании являются построение защищённой сети и разъяснение сотрудникам правил безопасности.

Резервное копирование

Для резервного копирования традиционно используется одна из следующих систем.

Организация работы системного администратора

Как правило, компании такого размера не требуется специализированное программное обеспечение для учета запросов в техническую поддержку. Все проблемы должны решаться системным администратором моментально по мобильному телефону, или с использованием удалённого рабочего стола. Для учета долгих задач подойдет таблица в Apache OpenOffice или Google Spreadsheet. Если системный администратор работает в рамках IT-аутсорсинга, аутсорсинговая компания сама предложит систему учета.

В качестве удалённого рабочего стола можно использовать какую-нибудь разновидность VNC или Apache Openmeetings. При этом прагматичный системный администратор, скорее всего, предпочтёт в данном случае несвободное, но бесплатное решение Chrome Remote Desktop от Google.

Взаимодействие

Наиболее дешевым вариантом наладить традиционное почтовое взаимодействие будет купить старый эккаунт Google Apps, поддерживающий до 50 пользователей в организации бесплатно. В качестве альтернативы можно потратить несколько часов, преодолеть инструкции и организовать корпоративную почту на Яндексе.

Тем не менее при использовании более сложных сервисов взаимодействия имеет смысл завести свой сервер, или воспользоваться платными услугами в облаке. Если не ограничиваться задачами технической поддержки пользователей, гибкая система контроля и выполнения поручений может быть весьма полезной для небольшой организации, особенно для расчета КПЭ конкретных сотрудников в соответствии с количеством проваленных поручений. Для небольшой организации подойдёт такая гибкая система, такая как Teambox. Важным качеством, которое выделяет Teambox среди других свободных систем учета задач, является поддержка мобильных клиентов. Облачной версией Teambox можно пользоваться за небольшую плату по адресу teambox.com. Со сравнением других инструментов для совместной работы можно ознакомиться здесь.

Продвинутая система учёта поручений, такая как Teambox, может играть роль корпоративного портала, где пользователи могут обмениваться мнениями в формате обсуждений. Там же реализована функциональность хранения и обмена файлов — необходимо отметить, что технологически в Teambox для обмена файлами используются сторонние сервисы, такие как Dropbox и Google Drive. Обязательным при внедрении подобных систем в организации является регламент уничтожения старых файлов, как с точки зрения безопасности, так и для того, чтобы не переплачивать за облачные хранилища.

Более серьёзная ECMS система, такая как Alfresco, содержит в дополнение к функционалу Teambox более сложный функционал автоматизации бизнес-процессов. Практика показывает, что автоматизация бизнес-процессов в России работает очень редко, большей частью, где регламент процесса вытекает из законодательства. В компании до 100 человек процессы держатся на харизме руководителя, поэтому я бы не стал рекомендовать внедрение тяжеловесной системы для внутреннего общения.

Очень полезной для харизматичного руководителя может оказаться система видеоконференцсвязи, такая, как Apache Openmeetings. С помощью подобной системы современный руководитель может более эффективно мотивировать своих подчиненных, чем мотивирует премиальный рубль. Даже удалённо, с помощью планшета или смартфона. Отметим, что Apache Openmeetings интегрирована как с Teambox, так и с другими популярными системами контроля поручений, а также может поставляться вместе со своей системой контроля поручений.

Также отмечу, что добавляя к Openmeetings системы Asterisk или OpenFire, можно интегрировать систему видеоконференцсвязи, офисную телефонию и мгновенные сообщения в единое пространство совместной работы.

Веб-сайт

В отличие от внутреннего корпоративного портала, для торговой компании веб-сайт — способ привлекать больше клиентов, и, следовательно, больше зарабатывать. Ниже приведено сравнение популярных свободных систем для организации веб-сайтов:

В некоторых случаях вместо обычного веб-сайта имеет смысл сделать полнофункциональный интернет-магазин. Приведём сравнение свободных движков для интернет-магазинов.

Бухгалтерское ПО

Сегодня рынок бухгалтерского программного обеспечения практически монополизирован проприетарными решениями компаниии 1С. Неоходимо с грустью отметить, что бухгалтеры традиционно испытывают серьезные проблемы с обучением новому программному обеспечению. Поэтому в торговой компании, где бухгалтерия достаточно сложна, экспериментировать с системами бухгалтерии по видимому не стоит. Чтобы запустить 1С на рабочем месте бухгалтера под Linux можно использовать решения компании Ethersoft, использующие технологию Wine, или же пользоваться облачным решением, как предлагает, например, компания IT Lite.

Отмечу, что в последнее время на рынок бухгалтерских программ пытается выйти компания СКБ Контур, предлагая облачное решение для предприятий на упрощенной схеме налогообложения.

Учетные системы

Для торговой компании система управления взаимоотношениями с клиентами (customer relation management, CRM) является основным средством заработка денег. Сегодня из свободных CRM наиболее популярна SugarCRM. С другими решениями данного класса можно ознакомиться в нашем отдельном обзоре про учетные системы.