Плюшки телесовещаний

В нашей предыдущей статье нам задали интересный вопрос о пользе телесовещаний. Ответом на вопрос будет данная статья о плюсах видеоконференций. Статья основана на нашем собственном опыте и опыте наших коллег. Мы будем рады новым вопросам и обязательно ответим на них в следующих статьях. Итак, поехали.

Пожалуй, самый очевидный плюс — экономия времени: отпадает необходимость ехать на другой конец города (или страны!), стоять в пробках, дожидаться окончания предыдущего совещания в комнате переговоров или, что еще хуже, заниматься поисками свободной комнаты, так как «ваша» комната оказалась внепланово занята. Связь с коллегами из других офисов занимает гораздо меньше времени. Кстати, любопытно, что телесовещания, как правило, занимают меньше времени, чем такие же совещания, проводимые «в живую». Итог: сэкономленное время тратится на решение рабочих задач, эффективность работы сотрудника повышается и так называемый «простой производства» сводится к нулю.

Не стоит забывать и про экономию денег – отпадает необходимость перелетов, оплаты командировочных, суточных, поиска отеля и т.п. Плюс вместо платных средств для видеоконференций, моно использовать бесплатные – например, нашу система Openmeetings, которая распространяется свободно. Бесплатно установить и бесплатно использовать Openmeetings может любой желающий, оплачивается только техническая поддержка и обслуживание, если в процессе эксплуатации возникают какие-либо проблемы, которые не возможно решить своими силами.

Как бы парадоксально не звучало, но видеосовещания помогают укрепить командный дух! Даже самым занятым работникам проще найти время для участия в виртуальном, чем в физическом совещании. Не стоит забывать и то, что организация телесовещаний более гибкая, опять же по сравнению с физическим совещанием в офисе. Используя видеосовещания можно мгновенно связаться с каждым сотрудником в любое время, что делает работу компании более прозрачной (при этом сохраняя личное пространство рабочего), плюс каждый сотрудник видит свой реальный, а не абстрактный вклад в общее дело.

Компания может нанимать лучших, более талантливых сотрудников вне зависимости от их местоположения. Понятно, что такая практика не подойдет для всех отраслей, но все же там, где это возможно, работа с удаленными сотрудниками приносит отличный результат. Телесовещания стирают географические барьеры, при этом нисколько не снижая эффективность работы компании в целом. Кстати, в нашей команде уже давно работают люди из нескольких городов и стран.

Телесовещания работают над улучшением взаимоотношений с клиентами. Да, вы можете связываться с клиентами чаще, как в процессе работы над проектом, так и после, например, представляя новинки продукта через вебинары или отвечая на вопросы технической поддержки. Безусловно эффективность видеосовещаний выше эффективности телефонных звонков, писем и оперативнее, чем физический приезд специалиста. Добавим, что используя видеосовещания, можно обмениваться презентациями, снимками экрана, аудиофайлами, что делает рабочее общение снова более открытым.

Однако стоит сделать небольшую ремарку про обратную сторону медали. Да, чтобы плюсы телесовещания действительно были видны, здесь, как нигде больше нужно не забывать про следующее:

• стараться излагать материал в живой форме – дикция должна быть четкой, интонация не монотонной, если позволяют знания языка и атмосфера в компании, нужно не забывать про игру слов :)
• делать интересные презентации без обилия текстовых слайдов, представлять информацию лаконично;
• необходимо уделять больше внимания аудитории, чтобы вовремя среагировать, если, к примеру, представляемый материал будет не понятен или если у аудитории появятся вопросы;
• необходимо все время взаимодействовать с аудиторией, чтобы поддерживать ее интерес.